KI-Dokumentation: Effizienzgewinne bergen rechtliche Risiken

Die automatisierte Umwandlung von Sprache in Text durch Künstliche Intelligenz (KI) verspricht erhebliche Effizienzsteigerungen für verschiedenste Berufsgruppen. Ärzte, Anwälte, Steuerberater und viele andere Freiberufler können von der schnellen Transkription und Zusammenfassung von Gesprächen profitieren. Doch die Nutzung dieser leistungsstarken Werkzeuge birgt auch signifikante rechtliche Risiken, die sorgfältig bedacht werden müssen.

Rechtliche Hürden

Der Einsatz von KI-gestützten Transkriptionsdiensten berührt eine Reihe von rechtlichen Themen. Dazu gehören Persönlichkeitsrechte, strafrechtliche Aspekte und vor allem das Recht der Digitalisierung, welches maßgeblich durch die Funktionsweise der KI-Systeme beeinflusst wird. Viele dieser Tools verarbeiten Daten in der Cloud, wodurch personenbezogene Daten, einschließlich der Stimme, identifizierbar werden können. Dies erfordert strenge Beachtung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Besonderes Augenmerk gilt dabei der Übermittlung von Daten in Drittstaaten, wie zum Beispiel den USA. Die Konsequenzen einer unachtsamen Handhabung können empfindlich sein, wie ein Urteil des Bundesverwaltungsgerichts (BVwG) vom März 2026 zeigt. Eine Werbeagentur wurde zu einer Geldstrafe von 6.300 Euro verurteilt, weil ein Aufnahmegerät bereits vor Beginn eines Gesprächs lief und auch Fragmente von Gesprächen aufzeichnete, die der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen.

Datenschutz und Einwilligung

Die Datenschutzbehörde (DSB) und das BVwG haben die Bedeutung von datenschutzrechtlicher Sorgfalt unterstrichen. Eine im Vertragswerk versteckte Zustimmung zur Tonaufnahme reicht den Anforderungen an eine wirksame Einwilligung nicht aus. Generell wird von einer standardmäßigen Berufung auf Einwilligung abgeraten, da die Sensibilität dieses Anwendungsfalls hoch ist.

Eine Berufung auf berechtigte Interessen ist zwar denkbar, unterliegt jedoch ebenfalls strengen Anforderungen, insbesondere hinsichtlich der Erforderlichkeit der Datenverarbeitung. Pauschale Argumente wie Qualitäts- oder Beweissicherung reichen hierfür nicht aus. Heimliche Tonbandaufnahmen sind nach Ansicht des Obersten Gerichtshofs ohnehin rechtswidrig. Die Informationspflichten nach der DSGVO müssen spätestens zu Beginn der Aufnahme erfüllt sein, eine nachträgliche Aufklärung ist nicht ausreichend.

Spezifische KI-Funktionen und Risiken

Bei KI-Dokumentations-Tools verschärft sich die datenschutzrechtliche Situation weiter. Die automatische Sprechererkennung (Speaker Diarization) kann biometrische Daten erzeugen, die einem strengeren Schutzregime unterliegen. Wenn diese Funktion benötigt wird, muss ihr Einsatz genau geprüft werden. Andernfalls ist die Deaktivierung zu empfehlen.

Ein weiteres Risiko besteht darin, dass Anbieter sich vorbehalten, Aufnahmen zum Training ihrer KI-Modelle zu verwenden. Dies stellt einen eigenständigen Verarbeitungszweck dar, der einer gesonderten Rechtfertigung bedarf, welche praktisch oft nicht gegeben ist. Ein expliziter vertraglicher Ausschluss des Modelltrainings ist hier oft unerlässlich.

Der AI Act bringt zusätzliche Compliance-Anforderungen mit sich. Je nach Ausgestaltung des KI-Tools können ergänzende Pflichten entstehen, die eine genaue Prüfung erfordern. Auch die Tendenz generativer Systeme zu „Halluzinationen“ – also Abweichungen von der tatsächlichen Besprechung in automatisierten Zusammenfassungen – muss berücksichtigt werden. Angemessene Kontrollroutinen sind daher unerlässlich.

Berufsrechtliche Pflichten und Folgen

Zusätzlich zu den datenschutzrechtlichen Sanktionen drohen bei Verstößen weitere Konsequenzen. Berufsrechtliche Pflichten, wie die ärztliche Schweigepflicht oder die vertrauliche Behandlung von Kundeninformationen im Finanzdienstleistungssektor, müssen unbedingt eingehalten werden. Verstöße können zu weiteren Verwaltungsstrafen, dem Verlust von Provisionsansprüchen oder Schadenersatzforderungen führen.

Wichtige Fakten

Die fortschreitende Integration von KI in die tägliche Arbeitspraxis bietet immense Vorteile, doch die Beachtung rechtlicher Rahmenbedingungen ist unerlässlich. Unternehmen und Freiberufler sind gefordert, sich umfassend zu informieren und ihre Prozesse entsprechend anzupassen, um rechtliche Risiken zu minimieren und die Vorteile der Technologie sicher zu nutzen.

Quelle: diepresse.com – Dokumentation mit KI: Praktisch, schnell, riskant (https://www.diepresse.com/28660398/dokumentation-mit-ki-praktisch-schnell-riskant)